W poniższym artykule podejmę temat związany z nabywaniem prawa do urlopu wypoczynkowego oraz zasadach w jakich jest udzielany. Ze względu na obszerność tematu, post będzie podzielony na kilka oddzielnych linków dla wygody czytania. Wszystkie najważniejsze informacje zawarte są w pierwszej części.
Urlop wypoczynkowy – wszystko co trzeba wiedzieć – część 1
Stan prawny poniższego wpisu obowiązuje w dniu zapoczątkowania jego pisania czyli na dzień 27.03.2025.
Urlop wypoczynkowy to jeeden z przywilejów osób wybierających zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę. Pracodawca,musi przestrzegać przepisów prawa dotyczących tego aspektu, jeśli tego nie zrobi, musi przygotować się na konsekwencje w tym kary grzywny.
Jak nabyć prawo do urlopu wypoczynkowego
Zgodnie z przepisami zapisanymi w Kodeksie pracy pracownik, dla którego obecna praca jest pierwszą pracą uprawniającą do nabycia prawa do urlopu (np. praca na umowę o pracę), korzysta z urlopu na określonych zasadach. Pracownik taki nabywa prawo do urlopu w ilości 1/12 wymiaru przysługującego mu urlopu (99% przypadków jest to 20 dni), po przepracowaniu każdego miesiąca. Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w kolejnych latach na innych zasadach.
Wymiar urlopu dla pracowników, których łączny staż pracy wraz z ekwiwalentem za odbytą edukację nie przekracza 10 lat wynosi 20 dni. W związku z powyższym za każdy przepracowany miesiąc należy się pracownikowi około 1,66 dnia zaokrąglane w górę (20 / 12).
W przypadku kolejnych lat pracy zastosowanie ma artykuł 154 kodeksu pracy, który głosi, że:
- 20 dni urlopu – należy się pracownikowi z łącznym stażem pracy poniżej 10lat
- 26 dni urlopu – należy się pracownikowi z łącznym stażem pracy powyżej 10 lat.
Wymia urlopu dla pracownika, który pracje na umowę o pracę w niepłnym wymiarze godzin, ustalany jest na zasadzie proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy jaką ten pracownik wykonuje według warunkow ustalonych w umowie. Urlop zawsze zaokrągla się w górę do pełnego dnia, np. jak w podanym wcześniej przykładzie dla pracownika pracującego mniej niż 10 lat, 1 przepracowany miesiąc to 1,66 dnia a dla pracownika ze stażem powyzej 10 lat to 2,16 dnia, w przypadku pierwszego pracownika po pierwszym miesiącu zaokrąglenie w górę wyniesie 2 dni, natomiast dla drugiego 3 dni.
Do okresu zatrudnienia wliczają się wszystkie przeracowane przez pracownika okresy, niezależnie od pracodawcy, z faktu tego wynika, że okresy łączą się w jedną pulę, aż przekroczą 10 lat stażu pracy.
Artykuł 154.1 Kodeksu pracy
§ 1 Kodeksu pracy
Do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy.
§ 2 Kodeksu pracy
W przypadku jednoczesnego pozostawania w dwóch lub więcej stosunkach pracy wliczeniu podlega także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy.
Do okresu zatrudnienia wliczają się również lata edukacji, które ma za sobą dany pracownik. Jeżeli jednak nauka przebiegała równolegle z zatrudnieniem, od którego wylicza się czas urlopu, pod uwagę nie bierze się sumy obu a jeden okres, który jest korzystniejszy dla pracownika.
Artykuł 155 kodeksu pracy jasno przedstawia ile lat należy się za każdą ukończoną szkołę:
- za ukończenie szkoły zasadniczej lub równorzędnej szkoły zawodowej – ilość lat przewidzianych przez program nauki, jednak nie więcej niż 3 lata
- za ukończenie szkoły średniej- nie więcej niż 5 lat
- za ukończenie szkoły policealnej – nie więcej niż 6 lat
- za ukończenie szkoły wyższej – nie więcej niż 8 lat.
Warto nadmienić, że okresy nauki nie sumują się ze sobą, przyjmujemy zasadę najkorzystniejszego okresu dla pracownika, czyli jeśli ukończył studia wyższe, za któe okres równoważny z zatrudnieniem wynosi 8 lat to jest to korzystniejsze niż ukończenie szkoły średniej, którą musiał ukończyć aby odbyć edukację na studiach.
Udzielanie urlopu wypoczynkowego pracownikowi
Jeśli chodzi o pracowników, pracujących na etacie w wymiarze 40 godzin tygodniowo, przysługuje odpowiednio 20 i 26 dni urlopu. Wymiary te wynikają z przepisów prawa, o których wspomnieliśmy w wcześniejszym akapicie (staż pracy). Dla osób pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy urlop wyliczany jest w systemie godzinowym. Pracownik, który w pełnym wymiarze czasu pracy nabył prawa do 20 dni urlopu, pracując na niepełnym etatcie np. 3/4, nabywa prawa do 15 dni urlopu przelicznych na 120 godzin (15 dni x 8h pełnego etatu lub 20 dni x 6h adekwatneego etatu 3/4). W przypadku pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu wynosiłoby to 10 dni lub 80 godzin. W zależności w jakich godzinach pracownik miał zaplanowaną prac w danym dniu, urlop tego pracownika zmniejsza się o adekwatną ilość godzin. Grafik ogólnie powinien byc planowany (przynajmniej w dni urlopowe) w ilości godzin wynikających z etatu pracownika (np 6h w przypadku pracownika na 3/4 etatu lub 3 godziny dla pracownika zatrudnionego na 3/8 etatu).
Urlopu w wymiarze mniejszym niż cały dzień jest dopuszczalne. Sytuacja tak może mieć miejsce jedynie w przypadku gdy pracownikowi pozostała ilość urlopu mniejsza niż 1 dzień w przeliczeniu na część jego etatu (np 7h dla praacownika atrudnionego na cały etat). Wynika to z artykułu art. 154 (2) § 4 Kodeksu pracy, który brzmi:
Udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop.
Urlopy wypoczynkowe w przypadku stosowania równoważnego systemu pracy
W przypadku pracownika, który świadczy pracę w oparciu o system równoważny, ktorego dobowa norma czasu pracy wynosi więcej niż 8 godzin, a w inne dni ta norma jest pomniejszona tak aby tygodniowa norma odpowiadala pełnemu etatowi, naliczanie urlopów prezentuje się trochę inaczej. W tym przypadku należy uznać, że jeden dzień urlopu, odpowiada zaplanowanemu wymiarowi czasu pracy w danym dniu. Np. w przypadku gdy pracownik pracujący na pełny etat ma zaplanowane 11 godzin to wymiar jego urlopu wynosi 1 dzień i 3 godziny.
Urlop nie wykorzystany w danym roku kalendarzowym
W przypadku kiedy pracownik nie wykorzystuje pełnej puli dostępnych dla niego dni urlopowych w danym roku, nie traci praw do uzyskania urlopu na tej podstawie w przyszłym roku.
Niewykorzystanie urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym
Pracownik, który w danym roku kalendarzowym nie wykorzystał całości przysługującego mu urlopu wypoczynkowego nie traci do niego prawa.
Artykuł 168 Kodeksu pracy
Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 plan urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 1672 urlop wypoczynkowy na żądanie.
Obowiązkiem pracodawcy jest w pierwszej kolejności udzielenie urlopu zaległego. Urlop taki powinien być wydany do dnia 30 września roku następującego po nie wykorzystaniu urlopu. Wykorzystanie urlopu w dniu 30 września uznaje się za zachowanie poprawnego terminu wydania zaległego urlopu. Pracownik nie posiada prawa do wykorzystania zaległego urlopu, bez ortrzymania zgody od pracodawcy. Sytuacja ta również obowiązuje jeśli został przekroczony termin 30 września. Przypadek ten wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 5 grudnia 2000 roku o sygnaturze akt I PKN 121/02. Treść tego wyroku jest następująca:
“Zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecność pracownika w pracy. Naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok do końca I kwartału następnego roku kalendarzowego nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody pracodawcy.”
Zgodnie z obowiązującymi przepisami terminem ostatecznym wydania zaległego urlopu jest konie III kwartału roku następnego czyli dzień 30 września. Wiele przedsiębiorstw aby nie mieć problemu z wydaniem urlopu zaległego, ustala termin wybrania urlopu zaległego na dużo wcześniejsze daty np. koniec I kwartału czyli 31 marca.
Udzielenie urlopu zaległego bez zgody pracownika
Pracodawca, w przeciwieństwie do urlopu bieżącego, sam dysponuje urlopem zaległym pracownika. Wynika z tego fakt, że może odesłać pracownika na urlop zalgły bez wcześniejszych konsultacji z pracownikiem. W większości firm i tak urlopy stara się uzgadniać z pracownikiem, należy jednak pamiętać, że jeśli pracodawca i pracownik nie dojdą do porozumienia w sprawie terminu odbywania urlopu, to pracodawca ma prawo wysłać pracownika na urlop w terminie odpowiednim dla pracodawcy. Wynika to z zależności wiążącej obie strony do przestrzegania przepisów Kodeksu pracy, pracownik w pierwszej kolejności ma swoje prawa, ale również obowiązki z których musi się wywiązywać.
