6. Niech grafik pracy będzie jak najbardziej przewidywalny, zamiast zmieniać się codziennie
Dzięki używaniu zaawansowanych narzędzi do tworzenia grafików pracy, cały proces tworzenia go jak i wykorzystywania w trakcie miesiąca pracy, może być w jak największym stopniu dopasowany do zapotrzebowania sklepu czy przedsiębiorstwa na pracę. Narzędzia takie posiada każda większa firma do użytku wewnętrznego, natomiast jeśli chcesz wykorzystać jakieś narzędzie to zapraszamy do skorzystania z naszych usług, które w chwili obecnej są za darmo. Chętnie dla Twojej wygody i naszego rozwoju, stworzymy dla Ciebie grafik według podanych wytycznych lub sprawdzimy taki grafik, który już sam tworzyłeś. Wykorzystanie takich możliwości w znacznym stopniu redukuje konieczność wykonywania zmian w trakcie miesiąca. Lepiej zaplanować harmonogram pracy już za pierwszym razem uwzględniając wszystkie możliwe problemy, preferencje pracowników, posiadany kapitał ludzki. Dobrze zaplanowany czas pracy, to większa przewidywalność spędzania przez pracownika czasu w pracy, jak i możliwość planowania przez niego swojego czasu wolnego.
W sytuacji, gdy praca jest zmianowa oraz odbywa się również w weekendy, bardzo ważnym aspektem jest fakt, aby nie faworyzować żadenego z pracowników. Ja sam kieruję się zasadą, aby każdy pracownik miał zapewniony co najmniej jeden wolny weekend w miesiącu, staram się również wykonywać tak aby pracownik pracował w systemie tydzień na rano tydzień na popołudnie. Wykorzystanie takiego systemu powoduje, że nie musimy liczyć ile jakich zmian przepracuje pracownik ponieważ powinny się rozkładać po równo.
Zarządzaniem czasem pracy jest procesem niezmiernie trudnym, w praktyce wiele organizacji ma z tym zagadnieniem spore problemy. Dowodem na to są liczne konflikty związane z ustalonym czasem pracy zarówno między pracownikami oraz między pracownikami a osobami zajmującymi się tworzeniem grafików pracy. Najczęstsze powody skarg to zbyt długie zmiany, duża dysproporcja między zmianami, np. 15 zmian na rano a 2 na popołudnie. Ze względu na źle zaplanowany czas pracy może dochodzić do zdemotywowania pracowników czy ich przepracowania. Kolejny negatywnym skutkiem błędnego planowania mogą być zwiększone koszty pracownicze powodowane przez liczne nadgodziny czy urlopy zdrowotne. W poważniejszym wypadkach może dochodzić do zwiększenia fluktuacji pracowniczej.
Każdy dobrze zaprogramowany system informatyczny, może wspomóc proces panowania oraz racjonalizacji procesu tworzenia harmonogramów pracy, proces może zostać jeszcze bardziej polepszony, dzięki pełnemu zaangażowaniu pracowników w ustalanie najlepszego rozplanowania ich czasu pracy. To oni najlepiej wiedzą jak mogą przysporzyć pożytku swoją pracą w przedsiębiorstwie.
Dlatego tak dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z naszych usług, sam byłem i jestem obecnie na różnych stanowiskach kierowniczych, co skutkuje tym, że sam układam praktycznie co miesiąc grafik pracy dla podległego zespołu. Informacje, które uzyskasz na tej stronie pochodzą więc nie tylko od osoby posiadającej zdolności do stworzenia strony czy formularza, ale po prostu osoby, która na co dzień zmaga się z praktyką tworzenia grafików pracy.
7. Pozwól swoim managerom zająć się zarządzaniem, większą ilością aspektów niż tylko czas pracy
////////////////////////
Kierownik, manager, brygadzista czy jakakolwiek inna osoba w Twoim przedsiębiorstwie zajmująca się zarządzaniem to zazwyczaj osoba o największym doświadczeniu oraz najbardziej przydatnych kompetencjach całym zespole. Jeśli dużą część ich czasu pracy stanowi planowanie czasu pracy, to tracimy ich czas względem innych części składowych zarządzania pracownikami jak zarządzanie zespołem, motywowanie, planowanie czy rozwój pracowników. Brak narzędzi (takich jak nasze) wspierających proces planowania czasu pracy, jest w dużym uproszczeniu, marnowaniem potencjału kierowników.
Korzyściami płynącymi z zautomatyzowania procesu planowania jest możliwość szerszego patrzenia na sytuację swojej załogi. W przypadku branży, w której sam pracuje, czyli handlu detalicznego, czasem zdarzają się sytuację, w której pracownik musi zostać oddelegowany do pomocy na innym sklepie ze względu np. na jego otwarcie w najbliższym czasie. W przypadku poprawnego zaplanowania czasu pracy, jesteśmy w stanie takiego pracownika oddelegować bez zbędnych problemów z obsadą na naszym sklepem. Wiąże się to z dodatkowymi korzyściami, jeśli my komuś pomagamy kiedy możemy to innym razem prawdopodobnie my uzyskamy pomoc w razie potrzeby.
8. Odciąż dział kadrowy od powtarzalnych i zbędnych czynności
Często w ramach zarządzania czasem pracy dział kadrowy staje się pierwszą możliwością pomocy dla kierowników i managerów. Oczekują oni wsparcia procesu planowania czasu pracy. W przedsiębiorstwie, w którym ja aktualnie pracuje, dział kadrowym sprawdza czy grafiki przygotowane przez nas, zawierają jakieś błędy, w przypadku ich poprawienia harmonogram pracy powinien pomóc dobrze rozplanować czas pracy.
Dzięki dobrze wykonanemu grafikowi pracy, stworzonemu z wykorzystaniem nowoczesnej technologii w miejscu pracy i poza nim, dział HR zyskuje możliwość skupienia się na swoich pozostałych obowiązkach.
Zaangażowanie pracowników w proces kreowania harmonogramu pracy w klarowny sposób przyczynia się do zmniejszenia ilości błędów w planowaniu czasu pracy. Pracownik oprócz swojego wsparcia w proces planowania czasu pracy, dzięki technologii może w łatwy sposób uzyskać informacje na temat go nurtujący, np. dni urlopu należy mu się jeszcze do końca roku, ile posiada dni urlopu zaległego itp. Analogicznie wsparcie technologiczne menadżerów, wiąże się z mniejszym zapotrzebowaniem na wsparcie z innych działów.
9. Kontrola zgodności z przepisami prawa pracy
Ważne, aby system wspierający tworzenie grafików pracy był pomyślany tak aby wpierał proces planowania czasu pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Większość systemów informatycznych posiada takową pomoc zaimplementowaną. Nawet wydawałoby się np. arkusz wykonany w prostym i prawie darmowym Excelu sprawdza wymagane warunku. Nasz formularz sprawdza:
- przestrzeganie przerwy 11h pomiędzy zmianami dobowymi pracownikow
- przerwę 35h w tygodniu pracy (w trakcie wdrażania, w przypadku wyboru usługi sprawdzenia grafiku robię to na razie sam osobiście)
- ilośc zaplanowanych dni wolnych
- ilość zaplanowanych dni urlopowych
- ilość przepracowanych przez każdego pracownika godzin
- możliwość sprawdzenie, które niedziele są niedzielami handlowymi
- i sporo innych pomniejszych funkcji.
//////////////////////////
