1. Zaplanuj czas pracy za pomocą narzędzi zgodnych z przepisami prawa
W ramach pierwszej informacji musimy poruszyć temat jakoby kodeks pracy powodował fakt, że grafik pracy nie umożliwia elastycznego sposobu jego tworzenia. Przepisy między innymi prawa pracy, pozwalają tak zaplanować ułożenie grafiku, aby wykorzystać szeroki zakres rozwiązań, tak aby był sprawiedliwy, elastyczny, dopasowany do potrzeb zarówno przedsiębiorstwa jak i pracowników. Reguły zawarte w przepisach nie służą ograniczaniu możliwości przedsiębiorcy, a w większym stopniu jednak zapewnieniu bezpieczeństwa zarówno jemu jak i pracownikom. Planując z wykorzystaniem odpowiednich narzędzie (każde większe przedsiębiorstwo posiada wykupione licencje na programy w dużym stopniu automatyzujące proces tworzenia grafików, np. Kadromierz, Xprimer, Comarch ERP).
Do celów domowych w zupełności wystarczy wykorzystanie naszego arkusza, który ciągle jest rozwijany, można go pobrać wchodzą w kategorię Pobieranie, tam znajdziesz posty z wszystkimi aktualizacjami naszego arkusza do tworzenia grafików. Na chwilę obecną nasz arkusz sprawdza grafik pod kątem wymogów prawnych jak np. zachowanie dobowych 11 godzinnych przerw pomiędzy zmianami pracowniczymi. Błędy te wyświetlane są w sposób przejrzysty i klarowny.
Jeśli jesteś przedsiębiorcą dopiero rozpoczynającym swoją działalność, proponujemy w pierwszej kolejności ustalić pewne podstawowe zasady, dotyczące samego procesu planowania czasu pracy. Na samym początku należy wybrać jaki system czasu miałby obowiązywać w Twojej firmie, zastanowić się trzeba nad długością samego okresu rozliczeniowego. Okres ten nie musi liczyć tylko jednego miesiąca, choć wypłaty w znacznej większości wypłaca się ws systemie miesięcznym, to okres rozliczeniowy może liczyć np. trzy miesiące. Takie rozwiązanie występuje bądź występowało w większości firm z sektora handlu detalicznego w segmencie handlu spożywczego, w których sam miałem przyjemność pracować. Wybór długości okresu rozliczeniowego powinien opierać się np. na sezonowości pecyfiki branży. Np. w handlu spożywczym system trzymiesięczny sprawdza się ponieważ uwzględnia on występowanie z reguły ważnego wydarzenia w każdym z kwartałów (święta wielkanocne, święta Bożego narodzenia, wakacje, ferie, okres wzmożonych urlopów).
System samego grafikujak i okresy rozliczeniowe to elementy zazwyczaj stałe, zmieniające się bardzo rzadko. Natomiast odpowiednie ułożenie grafiku dla poszzególnych pracowników, może nastręczać sporych problemów menagerom, szczególnie mniej doświadczonym. Sam z własnego doświadczenia wiem, że tworząc grafik pracy po raz pierwszy przeżywałem to całą poprzedzającą noc i kompletnie nie miałem podstawowej wiedzy jak zabrać się za cały proces. W praktyce żaden menager czy kierownik nie jest specjalistą od prawa pracy, więc powinien skupiać się przede wszystskim na podstawowym zakresie swoich obowiązków. Jeśli nie jest pewny danego aspektu tworzenia harmonogramów pracy, to w każdej firmie istnieje dział kadr i płac i zazwczyaj są w stanie pomóc w szybki i łatwy sposób. Innym rozwiązaniem są specjalistyczne grupy na popularnych portalach społecznościowych (np. pod tym likniem). Można również wykorzystać zapytania do coraz dynamiczniej rozwijającej się sztucznej inteligencji (np. ChatGPT).
Technologia w chwili obecnej w znaczący sposób może wspomagać działanie kierownika, w praktyce prowadząc go za rękę. Mój formularz staram się wykonywać w sposób jak najmniej skomplikowany dla samego użytkownika (uwierzcie, że im bardziej przejrzysty tym ja muszę więcej rzeczy policzyć). Arkusz Excela jest mam nadzieję wyjaśniony w sposób jasny i klarowny, do każdej aktualizacji będę starał się również wykonać filmik z objaśnieniem nowych funkcji. Filmy zawsze będą dostępne na moim kanale Youtube, który jest oficjalnym kanałem tej strony. Można go znaleźć pod linkiem wizualne tłumaczenie jak wykonać grafik.
2. Stare ale prawdziwe, czas to pieniądz, zadbaj o efektywność Twojego (i pracowników) czasu pracy.
W pomyśle aby grafik był jak najbardziej elastyczny, kryje się jego dostosowanie do szybko zmieniających się warrunków pracy. W handlu detalicznym z mojego doświadczenia często występują sytuacje losowe jak nagłe urlopy na żądanie (w sumie nie mogą być nie nagłe) oraz np. zwolnienia lekarskie. Celem tworzenia grafików pracy w sposób elastyczny jest możliwość dopasowania go do warunków w danym terminie.
Przykładem takiego działania jest planowanie pod kątem możliwych zastępstw. Należy jak najdokładniej zaplanować możliwość zastąpienie jednego pracownika przez innego. Wiąże się z tym również wszechstronne szkolenie pracowników, tak aby mogli się podjąć jak najszerszego zakresu obowiązków lub wyspecjalizowali się w jednym zadaniu ale w sposób jak najbardziej ekspercki. Dzięki dokładnemu planowaniu można zorganizować zmiany tak aby ilość pracowników odpowiadała realnemu zapotrzebowaniu.
Indywidualne podejście do pracowników może skutkować zmniejszeniem niezadowolenia pracownika czy zmniejszeniem jego absencji w pracy z powodu choroby, urlopów na żądanie czy innych absencji. Jest to jeden z czynników wpływających na zarządzanie moim zdaniem największym kapitałem przedsiębiorstwa, czyli kapitału ludzkiego.
Prawdziwym wyzwaniem jest stworzenie grafiku pracy biorąc pod uwagę wszystkie wymienione aspekty, przepisy prawa pracy, oczekiwania pracowników, efektywność pracy, maksymalizacja zysków, minimalizacja kosztów. W przypadku małych zespołów liczących kilka – kilkanaście osób, w których menager zna osobiście każdego ze swoich pracowników, ułożenie grafiku, dla trochę bardziej doświadczonego menagera, nie powinno stanowić problemu.
Na naszej stronie postaram się sukcesywnie poszerzać bazę wiedzy i wskazywać miejsca w internecie gdzie można znaleźć odpowiednie informacje. Z tą strona chciałbym aspirować do roli takowej bazy wiedzy, jednak na każde zebranie informacji oraz przekazanie jej w formie artykułu czy filmu trzeba znaleźć czas, którym nie zawsze dysponuje.
3. Dostosuj możliwości zaplanowania grafiku do posiadanego potencjału ludzi.
Profesjonalne zaplanowanie stworzenia harmonogramu pracy, wymaga szerszej analizy niż dostosowanie samego grafiku do wymagań przepisów prawa. Przepisy to tylko podstawa, z którą wszystko musi być zgodne. Na wstępie dobrze jest zweryfikować potencjał kapitału ludzkiego, którym dysponujemy. Czy mamy odpowiednią ilość osób na każde stanowisko pracy. Jeśli nie trzeba szybko reagować, np. ze swoimi zwierzchnikami lub działem kadr, aby pozyskać kolejnych wartościowych pracowników. Można również postarać się dopasować etaty do wymagań specyfiki sklepu. Trzeba również wziąć pod uwagę zapisy w umowach, np. rodzice (szcególnie matki) dzieci do lat 8 mogą niezgodzić się na pewne warunki pracy.
Optymalne zaplanowanie grafiku pracy, może być kluczowe dla pracodawcy conajmniej z dwóch powodów.
Pierwszym z nich jest fakt, udowodniony na podstawie badań, że ani skrócenie ani wydłużenie czasu pracy, samo w sobie nie spowoduje zwiększenia wydajności. Istnieją przedsiębiorstwa, które np. wydłużają dzienną normę czasu pracy do 10 godzin, zwiększając liczbę dnie wolnych w tygodniu pracy do 3 (z tego co kojarzę i nic nie uległo zmianie np. magazyny Amazona). Ze względu na to, że sama norma dzienna pracy nie powoduje korzyści w postaci zwiększenia wydajności, należy tak zaplanować czas pracy pracowników aby w idelanej sytuacji pracowali oni wtedy (i tylko wtedy) gdy istnieją zadania do wykonania przez pracownika.
Rosnąca z dnia na dzień konkurencja w każdym sektorze, wymusza na pracodawcy i pracownikach, zwiększenie wydajności pracy, lepsze zarządzanie czasem pracy oraz dostosowaniem pracowników do konkretnych stanowisk. W związku z szybkim tempem zachodzących przemian w życiu gospodarczym i społecznym, sama praca podlega coraz większym fluktuacjom oraz jest trudniej przewidywalna. Zmiany np. w technologii znacząco przyczyniają się do zwiększenia efektywności pracy. Np. Jeszcze 30 lat temu internet czy nawet telefony komórkowe albo nie były dostępne albo dopiero „raczkowały”.
Rosnąca konkurencja wymusza na przedsiębiorstwach elastyczność działania, zwiększenie tempa pra cy oraz lepszą koordynację w czasie. W ostatnich dekadach ze względu na wzrost szybkości przemian w życiu gospodarczym i społecznym ilość pracy do wykonania podlega większym fluktuacjom i jest trudniej przewidywalna, niż było to dawniej. Tu pojawia się pole dla systemów informatycznych, które w mgnieniu oka mogą przetworzyć dane wejściowe z różnych źródeł, a następnie zaproponować grafik pracy zgodny z przyjętymi regułami.
4. Weź pod uwagę preferencje pracowników, to nic nie kosztuje (zazwyczaj).
Sczególnei w obecnych czasach, gdy rynek pacy ze względu na brak kompetentnych pracowników, nazywany jest rynkeim pracownika, należy wziąc pod uwagę potrzeby i preferencje pracowników.
Praca w systemie zmianowym, szczególnie w przedsiębiorstwach gdzie występuje praca nocna, ma znaczący wpływ na życie społeczne i rodzinne pracowników. Większość pracowników posiada aktywności wymagające dostosowania pracy do swoich obowiązków pozazawodowych. Szkoły, studia, zarówno swoje jak i dzieci, dopasowanie do godzin pracy urzędów czy placówek zdrowotnych. Czynniki te powinny być brane pod uwagę w procesie tworzenia grafików pracy. Z badań jasno wynika, że branie pod uwagę preferencji pracowika pozwala zmniejszaść absencej o 10% nawet do 25%.
Więcej o braniu pod uwagę preferencji pracownika w innym artykule preferencje pracownika a grafik.
Nowoczesne koncepcje tworzenia harmonogramów pracy zakłada, że pracownicy mają aktywny wpływ na proces planowania czasu pracy. Taka zmiana podejścia wymaga pewnej odwagi oraz zaufania ze strony samego kierownika a co za tym idzie i pracodawcy.
Zarządzaniem czasem pracy w dzisiejszych czasach powinno być oparte w głównej mierze na dopasowaniu do zapotrzebowania na samą pracę. Zwiększone czynniki zapotrzebowania na pracę postaram się opisać w kolejnym poście, będzie on dostępny pod linkiem czynniki zwiększające zapotrzebowanie na pracę. Okazuje się, że duża część pracowników preferuje aktywny udział w procesie zarządzania pracą i czasem pracy. Warto brać tu pod uwagę wyszkolenie pracownika, jego zdolności, wiedzę, zaangażowanie w ich pozyskiwanie.
Na końcu samego procesu zarządzania czasem pracy i tworzenia harmonogramów pracy zawsze jet kierownik danego sklepu, bądź osoba, której kierownik to zleca. Osoba ta może wziąć pod uwagę prośby pracownika ale nie musi. Prośby jak sama nazwa wskazuje to prośby a nie coś obowiązkowego. Jeśli kierownik stwierdzi, że bez danej osoby nie da się w tym terminie poprowadzić zmiany, ma prawo odmówić tej prośbie.
Na końcu procesu jest zawsze kierownik danego zespołu, który może preferencje zatwierdzić lub z różnych przyczyn ich nie uwzględnić. Preferencjami są przykładowo: brak możliwości pracy w soboty z powodu zajęć szkolnych, niedostępność pracownika w piątki między godziną 15:00 a 18:00 czy okresowy brak możliwości pracy w porze nocnej.
5. Staraj się wykorzystać możliwości zapewniane przez nowoczesną technologię.
Aktualnie na rynku pracy, występuje kilka pokoleń pracowników, tak zwane pokolenie X, Y czy milenialsi. Zwłaszcza młodzi pracownicy w procesie wyboru pracodawcy biorą pod uwagę wykorzystywanie przez potencjalnego pracodawcę nowoczesnych narzędzi.
Możliwości wynikające z rozwoju technologii, np. z swobodnego dostępu do internetu czy posiadanie smartfona przez prawie każdą osobę. Technologia daje możliwość do posiadania harmonogramu pracy pod ręką co wymaga od nas jako pracownika czy pracodawcy np. zrobienia zdjęcia, czego może nauczyć się nawet każda osoba nie wykazująca wielkich zdolności obsługi nowych technologii.
Obecny świat w sposób znaczący różni się od tego sprzed nawet kilku lat, co dopiero tego sprzed kilkunastu. Obecnie coraz większe znaczenie ma postępująca globalizacja, swobodny dostęp do internetu w kracjach rozwiniętych zmienia dosłownie wszystko. Technologia, która idzie w parze z powszechnym dostępem do informacji, ma za zadanie ułatwić naszą pracę w dowolnym aspekcie oraz pozwolić na bycie konkurencyjnym w procesie pozyskiwania pracowników. Selfrostering (system pracy, który daje pracownikom możliwość tworzenia własnego harmonogramu z uwzględnieniem powierzonych im zadań i aktualnych potrzeb kadrowych organizacji – definicja przytoczona z Google), wydaje się dosyć ciekawym trendem, nad którym trzeba się conajmniej zastanowić.
Aplikacje do wykonywania grafików w tym nasz formularz pozwala pracownikom na kila korzyści. Arkusz może być dostępny pod ręką dla każdego w każdym miejscu, każdy z pracowników, nie tylko będący menagerem, może zweryfikować poprawność wykonania grafiku. Pracownik może nawet znaleźć błąd i sam zasygnalizować go pracodawcy. Aplikacja taka może automatycznie zaznaczać np. zmiany zachodzące w grafiku, tak aby pracownik nie pominął jakiejś zmiany w swoim planowanym czasie pracy. Pracodawcy daje to również większą pewność, że wykonał w sposób znaczący swój obowiązek powiadomienia o zmianach w harmonogramie pracy.
