Środowisko pracy w większości branż wymaga precyzyjnego prlanowania oraz elastyczności w dopasowaniu wielu potrzeb. Jednym z ważniejszych zadań każdego menadżera, jest wykonanie efektywnego a zarazem sprawiedliwego grafiku pracy. Poprawne wykonanie harmonogramu pracy, z uwzględnieniem wielu czynników środowiska pracy ma kluczowe znaczenie dla efektywnej pracy oraz wykorzystania zasobów ludzkich, którym dysponuje przedsiębiorstwo. Błędy przy wykonywaniu grafiku mogą prowadzić do powstawania i zaogniania konfliktów pomiędzy współpracownikami.
Grafik pracy (Udostępnianie formularza – nasz darmowy formularz do tworzenia grafików), jest narzędziem które pozwala na dopasowanie czasu pracy pracowników, do wymagań stawianych w codziennej pracy. Dzięki odpowiedniemu zaplanowaniu harmonogramu pracy, firma może zminimalizować straty oraz zmaksymalizować efektywność pracy. W poniższym artykule będę odnosił się bezpośrednio do wyznań związanych z zasadnością tworzenia jak najlepszego grafiku w przedsiębiorstwie handlu detalicznego a szczególnie sektora handlu spożywczego, w którym od lat pracuję.
Transparentny grafik jest podstawą do uniknięcia kofliktów w sklepie, wśród pracowników. Każdy pracownik, powinien mieć możliwość wglądu do godzin pracy zaplanowanych dla niego zarówno w najbliższych dniach jak i całym miesiącu. Specyfika pracy w handlu spożywczym ma to do siebie, że występują częste sytuacje losowe jak nagłe uropy na żądanie czy zdrowotne.
Sprawiedliwe rozplanowanie godzin pomiędzy wszystkich pracowników
Grafik powinien być tak stworzony aby każdy z pracowników przepracował podobną ilość godzin, ilość konkrentych zmian rannych, popołudniowych a w razie potrzeby i nocnych (jeśli chodzi o zmiany nocne część pracowników woli przepracować ich więcej ze względów osobistych lub podwyższonej stawki ze względu na godziny nocne, warto taką sytuację skonsultować z załogą). Równomierne zagospodarowanie godzin pracy w grafiku wpływa pozytywnie, na odbiór zarówno tego narzędzia jak i samej pracy. Pracownicy, którzy czują się pokrzywdzeni doborem ilości godzin czy zmian mogą negatywnie podchodzić do wykonywania swych obowiązków, a nawet czasem atmosfera przez nich wytwarzana wpływa również negatywnie na innych pracowników.
Możliwe występowanie konfliktów między pracownikami
Źle dopasowany grafik pracy często jest przyczyną powstawania konfliktów pracowniczych, pogorszenia się atmosfery pracy i innych negatywnych skutków. Konflikty te mogą z czasem eskalować i powodować zwiększenia niezadowolenia nie tylko pracowników dotkniętych źle wykonanym grafikiem, ale i wszystkich pracowników, którzy przebywają przez dłuższy czas w takiej atmosferze.
Wypalenie zawodowe jako jeden ze skutków ubocznych
Źle dobrana ilość godzin pracy dla niektórych pracowników, w krótkim okresie czasu nie powinna mieć dużych skutków ubocznych, natomiast dłuższe przeciążenie obowiązkami pracowniczymi może skutkować narażeniem na wypalenie zawodowe. Wykonywanie ponadnormatywnej pracy może wiązać się z obniżoną efektywnością oraz podwyższoną ilością absencji wynikającej z problemów zrowotnych.
Planowanie czasu pracy
Grafik, w których nieuwzględnione są czynniki zwiększające obowiązki na sklepie np. okolice wypłat czyli w większości sytuacji 10go dnia każdego miesiąca, czy nie dopasowanie umiejętności pracowników do stawianych przed nimi wyzwań, wiąże się z poważnymi problemami. Grafik powinien być tak zaplanowany aby mniej doświadczony pracownik miał czas na naukę swoich obowiązków, w najlepszej sytuacji można zaplanować dodatkową osobę, która będzie w stanie przekazać wiedzę, w dostępnym wolnym czasie.
Konsultacje z pracownikami, uwzględnianie próśb pracowniczych
Grafik w ramach możliwości powinien być konsultowany z pracownikami, dobrym zwyczajem aby zmniejszyć występowanie konfliktów między pracownikami, jest wykonywanie grafiku naprzemiennego. Grafik ten charakteryzuje się jednym tygodniem pracy na zmiany ranne a następnym na zmiany popołudniowe, zapobiega to faworyzowaniu części pracowników, a wszyscy pracownicy pracują podobną ilość zmian rannych i popołudniowych w skali całego miesiąca. Należy brać też pod uwagę prośby pracownicze. Więcej o prośbach napiszę w osobnym artykule. W ramach możliwości, należy uwzględniać wskazane przez pracowników terminy w których nie mogą przyjść do pracy. Zazwyczaj wiążę się to z 1-2 dniami w skali miesiąca, więc nie ma problemu tak wykonać grafiku aby ująć to w planie. Zapobiega to zwiększeniu niezadowolenia, wybierania urlopów na żądanie czy dosyć świeżej formy absencji czyli siły wyższej.
Wykorzystanie technologii do wykonywania grafików
Większość firm posiada wykupione licencje na programy komercyjne wspomagające wykonywania grafików pracy. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby w zaciszu domowym wspomóc się darmowymi rozwiązaniami jak nasz Darmowy formularz do grafików.
Na naszym portalu możesz również znaleźć post z darmowymi alternatywnymi narzędziami do tworzenia grafików, w przyszłości na pewno napiszemy również o płatnych narzędziach.
Wykorzystanie technologii w sposób znaczący ułatwia wykonywanie harmonogramów pracy. Programy, arkusze i inne narzędzia obliczają dużą część potrzebnych informacji. Na przykład nasz formularz podlicza dni przepracowane, ilość dni wolnych, ilość urlopów, ilość poszczególnych zmian i wiele innych aspektów przyczyniających się do ułożenia sprawiedliwego grafiku.
Zasady tworzenia poprawnego harmonogramu pracy
Występuje duża ilość zasad, którymi kierownik powinien kierować się przy tworzeniu grafiku pracy na przyszły miesiąc. W handlu detalicznym dla uniknięcia konfliktów ważnym aspektem jest już wspomniane zbilansowanie ilości zmian dla wszystkich pracowników, zwrócenie uwagi na okresu wzmożonego ruchu (okres przedświąteczny, wypłaty, termin wypłacania emerytur czy programu 800+)
O tym jakie zasady sam biorę przy układaniu grafiku napiszę osobny post, myślę, że znajdą się osoby które się tym tematem zainteresują, możliwe nawet, że przyznają rację moim pomysłą na tworzenie zbilansowanego grafiku.
Wymogi prawne
Warto wziąć pod uwagę kilka zasad prawnych, które muszą być wzięte pod uwagę, więcej o wymogach prawnych co do grafików pod linkiem.
Podsumowanie
Grafik pracy to narzędzie niezbędne do uzyskania satysfakcjonującej wydajności pracy, możliwości zarządzania pracą oraz czasem. Ma również niezwykle duży wpływ na zadowolenie pracowników oraz unikanie kofliktów wewnątrz zespołu.
Na chwilę obecną mamy do zaproponowania darmowe sprawdzenie Twojego grafiku, wystarczy wyszukać produkt w naszej wyszukiwarce lub kliknąć w podświetlony link.
